物業(yè)服務(wù)企業(yè)的項目工程部肩負(fù)著確保小區(qū)內(nèi)各設(shè)備設(shè)施安全、可靠運(yùn)行的職責(zé)。依據(jù)筆者的工作經(jīng)驗，要做好工程部的工作，確保小區(qū)設(shè)備設(shè)施安全運(yùn)行，必須在項目接管的早期重點(diǎn)注意以下五個問題。

工程圖紙、技術(shù)資料的收集與歸檔物業(yè)服務(wù)企業(yè)接管小區(qū)以后，移交方有可能同時將相關(guān)的設(shè)備設(shè)施的工程圖紙和技術(shù)資料一并移交給物業(yè)服務(wù)公司。但在更多的時候，相當(dāng)多的圖紙、技術(shù)資料，移交方可能會以分期、分批的形式向物業(yè)服務(wù)公司移交。因此，前期工程部應(yīng)設(shè)立專職檔案員會同各專業(yè)主管人員做好工程圖紙、技術(shù)資料的整理、歸檔工作。應(yīng)按專業(yè)的劃分，將相關(guān)的圖紙、資料分類進(jìn)行整理、編號，并建立全部工程圖紙、技術(shù)資料的總目錄。購置專用檔案柜及檔案資料盒。將全部圖紙、技術(shù)資料分別置放、妥善保管。

在每個檔案柜上，應(yīng)以大小合適的口取紙或其它標(biāo)識材料做好標(biāo)識，注明該檔案柜內(nèi)的圖紙、技術(shù)資料的內(nèi)容;在每一個檔案資料盒內(nèi)的第一頁，應(yīng)是該盒內(nèi)各種圖紙、技術(shù)資料的詳細(xì)清單。建立嚴(yán)格的工程圖紙、技術(shù)資料的管理制度，以防止圖紙、技術(shù)資料的損壞和丟失。任何人借閱圖紙、資料時，均須做好借閱記錄，逾期不還的資料員/文員應(yīng)及時予以追回或辦理延期借閱手續(xù)。對于重要設(shè)備的技術(shù)資料(如設(shè)備使用說明書等)，應(yīng)進(jìn)行復(fù)制。妥善保管好原件。重要設(shè)備的原始技術(shù)資料原則上不應(yīng)外借。

由于項目人員流動的必然性，一些存放于今人手中的設(shè)備技術(shù)資料，特別是前期顧問小組成員在項目現(xiàn)場所手繪的一些現(xiàn)場實(shí)際狀況的草圖、照片，可能會流失。而這些資料恰恰是日后日常管理的寶貴資料，前期工程經(jīng)理及專業(yè)主管應(yīng)特別引起重視。應(yīng)及時收集并做好備份工作。

設(shè)備初始檔案的建立

接管驗收之后，作為工程管理部應(yīng)及時著手建立設(shè)備檔案，收集、整理設(shè)備的原始資料。首先，應(yīng)根據(jù)圖紙及實(shí)物建立一個所轄設(shè)備的清單(也可稱作設(shè)備總表)。如果在移交時，移交方已提供了總的設(shè)備清單，工程管理部各主管人員應(yīng)對其中的設(shè)備逐臺予以確認(rèn)，確保清單上設(shè)備的安裝位置、規(guī)格型號，服務(wù)區(qū)域與實(shí)際情況及設(shè)計圖紙相符。設(shè)備初始檔案資料包括：產(chǎn)品的合格證、產(chǎn)品的質(zhì)量證明書、設(shè)備的安裝使用說明書、設(shè)備的供貨合同、產(chǎn)品的檢驗報告、設(shè)備的安裝調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄、設(shè)備的安裝圖紙及裝配圖紙、設(shè)備的備品備件清冊、專用工具清單及使用方法說明、設(shè)備的改裝記錄、進(jìn)口設(shè)備的商檢報告等。這些資料必須妥善保管。重點(diǎn)設(shè)備技術(shù)資料的收集與整理重點(diǎn)設(shè)備包括冷水機(jī)組、電梯、鍋爐、消防中控系統(tǒng)設(shè)備和樓宇自控系統(tǒng)主機(jī)、保安監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備、衛(wèi)星接收設(shè)備、電話交換機(jī)、高壓變配電設(shè)備、擦窗機(jī)、壓力容器及一些價值較高的進(jìn)口設(shè)備。對于上述設(shè)備技術(shù)資料的收集應(yīng)盡可能地做到完整。這樣對日后的設(shè)備維護(hù)是極為有益的。壓力容器、鍋爐、電梯及擦窗機(jī)設(shè)備等屬于特種設(shè)備，這些設(shè)備政府部門是要定期強(qiáng)制檢驗的。因此，必須要進(jìn)行認(rèn)真的收集，力求齊全并要單獨(dú)妥善保管。

一般來說，物業(yè)服務(wù)企業(yè)項目工程部應(yīng)收集的重點(diǎn)設(shè)備資料包括：

電梯：產(chǎn)品合格證、電梯安裝合格證書、出廠裝箱明細(xì)表、電梯安裝工程施工技術(shù)資料。安裝使用維護(hù)保養(yǎng)說明書、電梯隨機(jī)圖紙、圖冊、質(zhì)量監(jiān)督核定證書。電梯安全檢驗合格證、電梯安全使用許可證、電梯安全檢驗報告書、起重機(jī)械安全技術(shù)檔案。

壓力容器：壓力容器清單、壓力容器使用說明書、壓力容器質(zhì)量證明書、設(shè)計圖紙(圖紙上須蓋有技術(shù)監(jiān)督部門的制造許可證章)、壓力容器的檢驗報告書(由特種設(shè)備檢驗所出具，進(jìn)口設(shè)備的壓力容器應(yīng)有市級政府部門的檢驗及商檢報告)、壓力容器報裝申請單、壓力容器使用許可證、安全附件的檢驗合格證(如安全閥等)。

鍋爐：鍋爐的資料除應(yīng)有壓力容器所述的資料外，還應(yīng)有受壓部件的強(qiáng)度計算書、鍋爐房的設(shè)計圖紙、安裝單位的資料等。

衛(wèi)星機(jī)房設(shè)備：除工程圖紙、技術(shù)資料外還應(yīng)有衛(wèi)星電視接收許可證。冷水機(jī)組：安裝圖紙、產(chǎn)品合格證、機(jī)組使用維護(hù)說明書、調(diào)試記錄、試運(yùn)行記錄、蒸發(fā)器/冷凝器的壓力容器的相關(guān)資料(見壓力容器的技術(shù)資料)、隨機(jī)專用工具及隨機(jī)備件清單等。

同所有的設(shè)備一樣，上述各種設(shè)備的售后服務(wù)信息資料應(yīng)該準(zhǔn)確地收集，內(nèi)容包括：售后服務(wù)單位的地址、聯(lián)系電話、聯(lián)系人，項目所在地有無辦事處等。這些資料均應(yīng)詳細(xì)整理列表作為設(shè)備檔案的一部分認(rèn)真保存。

對重點(diǎn)設(shè)備技術(shù)資料的收集和整理，還應(yīng)重視設(shè)備供貨合同中的一些事項，如設(shè)備保修期的起始及終止的時間，有些設(shè)備雖然我們已經(jīng)接管了，但因為還在保修期之內(nèi)，這時期如果設(shè)備出現(xiàn)故障，需要修理及更換零部件，就應(yīng)該請廠家人員來解決或提請移交方注意設(shè)備的檢修應(yīng)由廠方解決。這樣，既節(jié)省物力也節(jié)省人力，并免去了不必要的開支。還有，在大型設(shè)備的供貨合同中如冷凍機(jī)組的供貨合同，其中一般含有關(guān)于操作人員的培訓(xùn)事項。并且，關(guān)于培訓(xùn)的方式、地點(diǎn)及培訓(xùn)的費(fèi)用在合同中會有詳細(xì)說明。因此，收集此類資料更應(yīng)引起前期工程人員的重視。有時，因為牽扯到許多方面的因素，我們拿不到供貨合同，此時作為前期工程的運(yùn)作人員應(yīng)盡可能主動地向移交方的有關(guān)人員了解這方面的內(nèi)容。

設(shè)備備品、備件的收集與管理設(shè)備備品、備件的收集應(yīng)引起前期工程管理人員尤其是工程經(jīng)理及專業(yè)主管的足夠重視。在這里著重提一下進(jìn)口備件的收集與整理工作。設(shè)備隨機(jī)可能帶有一些常用的易損件，如溫度、壓力的傳感器、水泵的機(jī)械密封、水封環(huán)，離心式冷水

機(jī)組的冷媒過濾器、潤滑油過濾器、水室蓋兒墊床等，還有設(shè)備檢修用的專用工具。這些備件、專用工具在接管應(yīng)注意重點(diǎn)收集、整理，這些備件、工具在設(shè)備出現(xiàn)故障時，如果臨時采購將會有較長的供貨周期及比較昂貴的價格并且會對我們的服務(wù)工作有所影響。因此，接管后一定要及時入庫建帳，打印出清單并歸檔備查。

進(jìn)口設(shè)備的備品備件的收集還應(yīng)了解、掌握該設(shè)備的供貨渠道，在接收設(shè)備檔案時應(yīng)注意向移交方索要備件清單 (SPARELIST)，同所有設(shè)備一樣，要準(zhǔn)確掌握供貨商的信息(單位地址、單位名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人等)。進(jìn)口設(shè)備的備件，從其日后維修的角度來看，用量很小，因此購買困難并且價格昂貴。所以，在收集與管理時，必須引起足夠的重視。同時，避免因保管上的不當(dāng)而造成損壞及丟失。

市政設(shè)施接駁及竣工資料的收集與整理新建物業(yè)項目的供水、供電、天然氣及熱力、排水管道等市政工程的施工—般是由市政公司進(jìn)行。在對這些市政工程接駁資料收集時，應(yīng)注意了解具體的施工單位、聯(lián)系人的信息資料。例如，天然氣的供給是來自哪個管網(wǎng)所，應(yīng)了解其聯(lián)系人、聯(lián)系電話。要注意收集燃?xì)庹{(diào)壓站/箱的施工/竣工圖紙，管道的打壓記錄、關(guān)于調(diào)壓站的管理文件(自管還是由天然氣公司代管)。

因為，如果是自管應(yīng)有建設(shè)單位與天然氣公司簽署的自管協(xié)議，物業(yè)服務(wù)公司的人員要有上崗證，并且需要進(jìn)行專門的培訓(xùn)。

電力設(shè)施的施工/竣工資料的收集也很重要。供電電纜來自哪個開閉站，變電室設(shè)備的安裝單位的名稱、聯(lián)系電話、聯(lián)系人以及高壓供電設(shè)備的試驗記錄等信息資料。

在收集這些市政工程接駁資料時，還應(yīng)注意收集建設(shè)單位的開工申請及相關(guān)的手續(xù)辦理的資料(供水、供電、供氣、排水等方面的協(xié)議或批文等)。室外供水、排水、供氣、熱力、電力管線等設(shè)施的竣工圖，竣工驗收資料;項目供水指標(biāo)的確認(rèn)資料、水平衡的測試報告，節(jié)水管理部門主管人員的聯(lián)系電話等。